Plantura: structuur zaaien, meer succes oogsten

GROEIPIJNEN BESTRIJDEN

Dries en zijn echtgenote Liesbeth startten hun plantenkwekerij op in 2015 en breidden ze 4 jaar later uit tot groothandel. Al die tijd omringden ze zich met de beste medewerkers. “Door de jaren heen stelden we een topteam samen bij Plantura. Intussen zijn we al met een 20-tal medewerkers”, legt Dries uit. “Maar als je plots geen kleine speler meer bent, krijg je ook te maken met groeipijnen. Een van de symptomen is dat de kennis die je met zoveel passie doorgaf, mee verdwijnt met mensen die op een dag vertrekken. Omdat de knowhow in hun hoofd zit, en niet in een systeem. Onze processen waren niet in detail uitgeschreven. Om verder te professionaliseren en ook buiten de Benelux voet aan de grond te krijgen, moesten we ze digitaal verankeren en tegelijk vereenvoudigen.”

Het bos door de bomen

“Wist je dat we meer dan 300.000 producten verdelen aan tuinaanleggers, tuinarchitecten, steden en gemeenten en grote groenaannemers? Om dan het bos door de bomen te blijven zien, moet je evolueren naar maximale efficiëntie in ál je flows: van sales tot boekhouding en het hele operationele luik van aankoop, logistiek en levering ertussenin. Ik was Robbie eerder al eens tegengekomen, maar nu was de tijd rijp om echt met Rezolv in zee te gaan. Het voelde als een kantelpunt.”

De code gekraakt

“Nochtans liepen eerdere consultancyopdrachten niet altijd van een leien dakje. Je weet hoe dat gaat met IT-experts. Ze praten vaak in enen en nullen”, zegt Dries. “Wij begrijpen daar niets van en spreken een heel andere taal. Wat me van meet af triggerde bij Rezolv is dat ze ervaring hebben met groothandel. Al bij het eerste gesprek voelde ik een soort empathie voor een kmo als de onze. Anders dan anderen pakte Rezolv ook niet meteen uit met dure maatwerkoplossingen, maar wilden ze eerst ontdekken waar we tegenaan liepen en vooral waarom. Om zo alleen maar te bouwen wat écht nodig is.”

EERST STUDEREN, DAN INSPIREREN

Snel waren beide partijen het erover eens dat Odoo het bestaande ERP-pakket moest vervangen. “We hadden allemaal verschillende systemen en schakelden een freelancer in om die toch maar zo goed mogelijk met elkaar te laten communiceren. Daar wilden we vanaf. Maar in plaats van Odoo klakkeloos te implementeren, voerden de 2 Rezolv-consultants eerst een grondige Review uit. Ik moet zeggen: zelden zag ik iemand zo doortastend te werk gaan. De consultants voerden lange interne gesprekken, bestudeerden alle processen inzake offertes, inkoop en verkoop, en gingen zelfs tot in de loods om te zien hoe we daar werken. Nadien deelden ze al hun bevindingen in een overzichtelijke presentatie. Inclusief gedetailleerde kostenberekening.”

Stap voor stap

“Voor alle duidelijkheid: Rezolv kwam niet zomaar een all-in ERP-pakket verkopen. Op basis van de Rezolv Review argumenteerden ze dat het voor ons de beste keuze was om eerst in te zetten op onze CRM en onze offertes te professionaliseren met Odoo. Vanaf het ordergedeelte vielen we dan weer terug op het bestaande systeem. Te meer omdat daar nog veel belangrijke data inzitten, zoals alle plantensoorten en plantmaten. Een gefaseerde aanpak dus, op maat van onze organisatorische en budgettaire mogelijkheden. En altijd met dat ene krachtige zinnetje: ‘zo zouden wij het doen’. Met hetzelfde inlevingsvermogen voerde hun experts aansluitend een technische analyse uit. Om na te gaan hoe we het oude en het nieuwe pakket maximaal konden synchroniseren. Wat was er absoluut nodig en welk dingen waren een leuke extra om te integreren?”

Uitdagers

“Zo’n analyse is eigenlijk een soort blauwdruk van je toekomstige CRM-systeem. Vergelijk het met de bouw van een huis. Je hebt eerst een grondplan nodig vóór je de eerste steen legt. Zo weet iedereen wat het systeem moet kunnen en welke de achterliggende redenen zijn. Bij die uittekening stelde Rezolv zich heel kritisch op. Als wij bij wijze van spreken vroegen om een blauwe button rechtsboven op een werkblad, stelden zij dat in vraag om na te gaan of het niet beter was om een groene button linksonderaan te zetten. Dat is nog een stap verder dan meedenken hé. Ze daagden ons uit om anders naar de dingen te kijken.”

THE BEST IS YET TO COME

En zo is met de Odoo-implementatie voor het maken van offertes en opvolgen van potentiële klanten en aanbestedingen de eerste CRM-stap gezet. Al vertaalt zich dat voorlopig nog niet in tijdwinst. “Dat hadden we ook nog niet verwacht. Het vorige systeem zit zodanig in de vingers dat het toch even zoeken is. Maar dat is tijdelijk en de laatste testen bevestigen dat Odoo weldra flink wat tijd -en efficiëntiewinst zal opleveren. Het salesapparaat wordt dan veel gestroomlijnder en doelgerichter. Wanneer iemand straks een offerte goedkeurt volstaat één druk op de knop om dat om te zetten in een order. Het zoeken naar producten om offertes in te vullen, is nu al makkelijker dan ooit tevoren. Geen evidentie, want met heel veel verschillende parameters als soorten, maten, prijzen en leveranciers is dat best een complexe materie. Dat hebben ze bij Rezolv knap gedaan.”

Vastberaden

“Fase één zit er bijna op, daarna is het de beurt aan het boekhoudgedeelte. Dat moet binnen negen maanden volledig in Odoo zitten. Net op tijd voor de verplichte e-facturatie en aansluiting op het Europese PEPPOL-netwerk dus. Aansluitend volgen de in- en verkoop. Telkens er iets afgedekt is, starten we met het volgende. Dat vind ik zo leuk aan Rezolvs aanpak. Lekker nuchter en glashelder. Ze springen niet verder dan wij als klant kunnen of willen. En ze zeggen het meteen wanneer onze verwachtingen onrealistisch zijn. Natuurlijk ben je als klant niet voortdurend tevreden. Maar dan komt het erop aan hoe je reageert: duw je de negatieve feedback aan de kant of ga je er vastberaden mee aan de slag om een oplossing te vinden. Wij doen bij Plantura altijd dat laatste, Rezolv duidelijk ook. Daarmee doen ze hun naam alle eer aan.”