Glasheldere processen voor Ayano

De doelstelling: orde scheppen in het magazijn … en de processen

Ayano zocht in de eerste plaats een oplossing voor zijn WMS. “We hebben 15.000 m² aan magazijnruimte en talloze artikelen op stock. Logistiek liep niet alles zoals het zou moeten”, begint Erwin Meeuwesen, CEO van Ayano. “We hadden in 2020 een ERP-systeem geïmplementeerd, maar ondanks vele mooie beloftes voldeed het niet aan onze wensen. We besloten een oplossing te zoeken in de vorm van een WMS dat we konden koppelen aan ons bestaande systeem. Tegelijk stonden we er niet voor te springen om opnieuw veel te investeren.”

Vertrouwen opbouwen

“We gingen op zoek naar een nieuwe implementatiepartner die ons zou helpen om orde te scheppen. Zo verscheen Rezolv op onze radar. Na een eerste demo bleek dat het voor ons op budgettair en operationeel vlak interessanter zou zijn om volledig over te stappen naar Odoo. Aan Rezolv om ons vertrouwen te winnen met een case. Niet zomaar één: een over glas, met processen die we door en door kennen. Een stevige uitdaging, maar ze wisten ons te overtuigen. We begrepen wat we zagen en alle stappen waren logisch.”

De samenwerking: van quickscan tot sprints

Alles begon met een quickscan om de huidige situatie en pijnpunten in kaart te brengen. Daarna volgde een analytische fase met workshops om alle behoeften af te lijnen.

“Tijdens een van de eerste sessies kreeg ik de vraag wat we wensten. Voor mij moest het systeem eenvoudig, flexibel, snel, betrouwbaar en veilig zijn. Het moest ons ondersteunen van offerte tot factuur én gekoppeld zijn aan onze productie en voorraad. We hadden al een minder geslaagde implementatie achter de rug, dus we wisten welke valkuilen we wilden vermijden. Al snel werd een ding duidelijk: Rezolv doet wat het belooft. Continuïteit en een bevlogen product owner die ons wil begrijpen en helpen, zijn zeer belangrijk in zo’n project”, aldus Erwin.

Gestructureerd aan de slag

Erwin: “Voor de workshops bepaalden we zeven concrete onderwerpen, waaronder aankoop, logistiek, verkoop en warehousing. Die doorliepen we gestructureerd, telkens met mezelf, de CFO, een operationeel verantwoordelijke en een aantal mensen uit de afdeling in kwestie. Per onderwerp noteerden we op post-its wat wij belangrijk vonden. Uit al die notities volgde een backlog met wensen.”

“Het gerichte en gestructureerde karakter van de workshops beviel ons. Op het einde van de dag kregen we telkens een samenvatting. Zo wisten we meteen of Rezolv ons begrepen had. We apprecieerden ook dat ze actief meedachten over onze processen en ervoor zorgden dat we niets over het hoofd zagen.”

De sprint aantrekken

Ayano bepaalde, in overleg met Rezolv, welke wensen prioritair waren en welke zaken in een volgende fase behandeld zouden worden. In tweewekelijkse sprints kreeg Ayano telkens een aantal oplossingen om te testen. Twee weken na oplevering moest de eventuele feedback verwerkt zijn.

Het hele scrum team is aanwezig tijdens de feedbackgesprekken voor een efficiënte opvolging. Het doel is om het nieuwe systeem live te krijgen na vijf sprints, voor een oplevering in maart 2024.

De resultaten: een sterke ruggengraat voor verdere groei

“Of er met het nieuwe ERP iets veranderd is bij Ayano? Nee. En dat is ook de bedoeling. Rezolv zorgt ervoor dat het systeem maximaal aansluit bij ons bedrijf: ze begrijpen onze manier van werken, geven tips voor verbeteringen op basis van de industry standard en voorzien de best practices die passen bij onze processen. We zijn nog volop aan het trainen en implementeren, dus concrete resultaten zijn er nog niet. We hebben wel bepaalde operationele en financiële verbeterdoelen gesteld. We werken nog veel op papier, met alle vertragingen en risico’s van dien. Digitalisering zal de foutenlast doen dalen. Het zal er ook voor zorgen dat mensen meer ruimte krijgen voor andere taken die ons verder doen groeien.”

Een versnelling hoger

“Meer algemeen zullen we sneller en uniformer werken. Ons huidige systeem is traag en omslachtig, zodat werknemers er aparte spreadsheets op nahouden. Er is ook geen koppeling met ons magazijn of de productie, met extra invoerwerk tot gevolg. Nu schakelen we een fikse versnelling hoger. We hebben een stevige basis om onze Europese droom te realiseren. Ook omdat we dit systeem moeiteloos kunnen uitrollen naar eventuele buitenlandse vestigingen.”

Een warme ontvangst

De medewerkers van Ayano maken tijdens opleidingen kennis met hun nieuwe ERP. Key users krijgen training door Rezolv, waarna zij zelf hun collega’s opleiden, met ondersteuning. Erwin: “Ik ben nauw betrokken bij alle opleveringen van de sprints omdat een ERP de ruggengraat van ons bedrijf is. Het bleef bang afwachten hoe onze mensen zouden reageren. Maar al na de eerste training hoorde ik enthousiaste reacties. De vlotte werking van het systeem deed iedereen uitkijken naar meer. Ik merk nu al dat mensen openbloeien en groeien in hun job.”

Een aanrader, dus? “Ik beveel Rezolv absoluut aan. Het is een flexibel bedrijf dat bereikbaar is, onze processen begrijpt en snel schakelt. Ze gaan aan de slag met alles wat we bespreken. Ze komen hun beloftes na, en dat is een zeldzaamheid in de IT.”