Meer tijd voor kernprocessen en strategische beslissingen



Over het bedrijf


Alle Houtpellets verkoopt houtpellets aan particulieren en een netwerk van verdeelpunten zoals tuincentra en kachelinstallateurs.



De uitdaging



Tijdens onze eerste meeting met de zaakvoerder kreeg hij continu telefoon. Klanten belden om een bestelling te plaatsen of om te vragen wanneer er geleverd kon worden. Dat moest natuurlijk anders zodat de zaakvoerder tijd heeft om zijn organisatie te sturen en te laten groeien.



De oplossing op maat



Alle Houtpellets werkte nog volledig op papier. Elke bestelling kwam telefonisch binnen, waarna een medewerker de bestelbon manueel invulde. Daarna begon die bestelbon aan zijn lange traject binnen het bedrijf. Als die klant daarna belde met een extra vraag, dan moest de medewerker uitzoeken waar binnen het bedrijf die bestelling nu precies zat: bij de boekhouding, het magazijn, de chauffeurs…

Wij ontwikkelden voor hen een ERP die dit volledig proces automatiseert. Bovendien werd het systeem uitgerust met een webshop: een online shop waar klanten hun bestellingen digitaal kunnen doorgeven, op elk moment van de dag.

Ook de verdere afhandeling gebeurt volledig automatisch.: handling, planning van de levering en facturatie- tot en met de toepassing van de BTW-regelgeving als ze over de landgrenzen leveren



Voorraadbeheer



Tot slot hebben we ook een voorraadbeheer geïmplementeerd. Klanten kunnen in bulk aankopen, maar de stockage aan Alle Houtpellets overlaten. Nu kunnen ze de klantne met enkele klikken het overzicht geven van de hoeveelheden en wanneer de volgende levering op het programma staat.

Door dit alles te automatiseren, kan de zaakvoerder zijn aandacht nu verleggen naar meer strategische aspecten zoals de uitbreiding van het aantal verdeelpunten, upselling en overnames.