Waarom kiezen voor een ERP-systeem?

Wat is een ERP-systeem?

Enterprise Resource Planning (ERP) is een computerprogramma dat complexe bedrijfsprocessen beheert. Een ERP-systeem ondersteunt en vergemakkelijkt uw dagdagelijkse processen. Zo hebt u dankzij een ERP-systeem bijvoorbeeld het beheer van uw verkoop, voorraad en productie gecentraliseerd in één programma. De software verbetert de  organisatie van uw bedrijfssystemen om verschillende redenen. Een eerste reden is dat de gegevens steeds nauwkeurig zijn en ten tweede ook makkelijk gedeeld kunnen worden met de medewerkers van uw bedrijf. Door de verbeterde en nauwkeurige controle van alle bedrijfsprocessen kan uw onderneming tijd en geld besparen. 

Excel is het meest populaire en vaakst gekozen programma om data te verzamelen, te organiseren en te sorteren. Echter is het moeilijk om Excel te integreren in de verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Bovendien beschikt Excel niet over de functionaliteiten om data efficiënt om te zetten naar informatie of om trends te analyseren. In de realiteit vinden bedrijven het vaak noodzakelijk om over te stappen van Excel naar een ERP-systeem wanneer ze statistieken nodig hebben om mee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld bij het nemen van belangrijke beslissingen en dit gewoonlijk al voordat er sprake is van sterke groei.


1. Pros & Cons

De handelingen in Excel gebeuren allemaal manueel. Wanneer hier iets misloopt en een medewerker het niet zelf kan oplossen (bv. Bij een fout in een complexe formule), dan staat alles al snel stil. Met de automatisering die ERP-systemen bieden, verkleint de foutenmarge veroorzaakt door menselijke fouten aanzienlijk. Excel vertrouwt op handmatige invoer, terwijl ERP dit allemaal kan automatiseren en daarbovenop informatie kan integreren.

Een ander verschil is dat Excel gegevens verzamelt uit verschillende bronnen op verschillende locaties, waardoor het moeilijk is om informatie te vinden wanneer u die het meest nodig heeft. Naast de mogelijkheid om verschillende processen en middelen vanuit een centrale locatie te coördineren, stellen ERP-systemen medewerkers in staat om efficiënt en effectief te werken.

ERP-software zorgt ervoor dat een groot deel van de manuele taken uit uw proces verdwijnen, wat ervoor zorgt dat uw foutenmarge daalt. Bovendien kan u met een ERP-systeem makkelijk trends analyseren door middel van de verscheidene rapporteringsmiddelen en analysetools. Daarnaast kan u met een ERP-systeem rekenen op real-time data. Wanneer er aanpassingen gebeuren, worden deze live geüpdatet, waardoor iedereen steeds op de hoogte is van de laatste wijzigingen en informatie. Het risico op foute of trage beslissingen wordt hierdoor geminimaliseerd.


2. De opties voor een ERP-systeem

Op de dag van vandaag bestaan er enorm veel opties voor ERP-software. Daarin kan u kiezen voor een standaard ERP-pakket, maar ook voor een ERP-systeem ontworpen op maat van uw onderneming. Door een oplossing op maat bent u er zeker van dat het systeem helemaal voldoet aan uw eigen verwachtingen en de noden van uw bedrijf. Bovendien is ERP-software op maat erg interessant wanneer u zeer specifieke of complexe bedrijfsprocessen heeft. Een standaard ERP-pakket kan daar tekort schieten.

Zo kan een ERP-pakket op maat volgende modules bevatten:

  • Aankoopbeheer
  • Verkoopbeheer
  • Klantenbeheer
  • Voorraadbeheer
  • Planningstool
  • Projectbeheer
  • Uurregistratie
  • Personeelsbeheer
  • Facturatiemodule
  • Distributiebeheer
  • Rapportage
  • Externe koppelingen

Door ERP te implementeren binnen uw onderneming kan u elk proces in detail analyseren of een duidelijk overzicht van het grotere plaatje in een handomdraaien opvragen. Door Excel te gebruiken loopt u al snel tegen de limieten van het systeem aan, maar het kan de perfecte tool zijn voor een startende onderneming.


Waarop moet je letten bij de aankoop van een WMS-systeem?